Tietosuojaseloste (yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja)
1. Rekisterin nimi
Uudet Tuulet Hoiva Oy:n asiakasrekisteri
2. Rekisterinpitäjän edustajan tiedot ja yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Uudet Tuulet Hoiva Oy, Koivulehdontie 12, 40270 Palokka, puh. 045 613 4340
Maarit Heikkinen, Koivulehdontie 12, 40270 Palokka, maarit.heikkinen@uudettuulethoiva.fi tai puh. 045 613 4340
3. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot
Maarit Heikkinen; katso edellä kohta 2.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tietoja käytetään kotipalvelun toteuttamiseen; palvelun suunnittelemiseen, toteutukseen, seurantaan sekä asiakaslaskutukseen. Uudet Tuulet Hoiva käyttää rekisterin tietoja myös tilastointiin sekä toiminnan suunnitteluun, laadun seurantaan ja arviointiin.
Uudet Tuulet Hoivan asiakasrekisterin pitäminen perustuu lainsäädäntöön.
5. Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisteri koostuu yrityksen asiakkaista, joiden tietoja kirjataan sähköisesti NurseBuddy -sovellukseen.
Asiakkaasta tallennetaan henkilörekisteriin tarpeelliset ja riittävät tiedot, jotka syntyvät asiakkuuden aikana. Tällaisia tietoja voivat olla esim.: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, kotikunta, kommunikointi/kieli, siviilisääty, ammatti, perheen kokoonpano, vanhempien tietoja, kuvaus asiakkaaksi tulemisesta, kuvaus palvelutarpeesta, palvelusuunnitelma, asiakaslaskutukseen liittyvät tiedot.
Asiakkaan tilaaman palvelun tullessa palveluohjauksen kautta, asiakaslaskutukseen liittyen merkintöjä tehdään kaupungin ylläpitämään Palse -järjestelmään. Palse.fi -portaali on tiedonsiirtoväylä asiakkaiden, yksityisten yritysten sekä julkisten toimijoiden välillä. Portaalin kautta hallitaan mm. palveluseteliprosessin kaikki vaiheet. (Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015).
Järjestelmässä välitetään Uudet Tuulet Hoivan tietojen lisäksi asiakastietoja. Asiakastietojen osalta rekisterinpitäjänä on Uudet Tuulet Hoiva. Näin ollen Polycon toimii tältä osin teknisenä rekisterinpitäjänä Uudet Tuulet Hoivan lukuun.
Palse -portaaliin kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääosin palvelua tilaavan kaupungin palveluohjauksesta. Tietoja täydennetään asiakkaan ja/tai hänen läheistensä/edustajansa kertomilla tiedoilla. Tietoja saadaan myös yhteistyötahojen, kuten esim. hoitavan tahon kautta (kaupungin lastensuojelu/perheohjaus tms.). Asiakkuuden edetessä rekisteriin muodostuu tietoa työntekijöiden kirjausten myötä.
Lisäksi henkilötietoja saadaan asiakkaan tilatessa palvelu suoraan meiltä, jolloin palvelusta riippuen kirjataan tarvittavat perustiedot (vähintään nimi- ja osoitetiedot).
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Suomen rajojen ulkopuolelle.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakastietoja luovutetaan asiakkaan suullisella/kirjallisella suostumuksella tarvittaville yhteistyötahoille niiltä osin kuin se palvelun toteutuksen kannalta on välttämätöntä. Lähtökohtaisesti asiakastiedot ovat salassa pidettäviä, joten niitä ei luovuteta sivullisille/ulkopuolisille ja luovutettavien tietojen käyttötarkoitus tulee olla yksilöity ja tarkasti luovuttajan tiedossa.
Tilastotietoja luovutetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin.
9. Asiakastietojen säilytysaika
Asiakastietojen säilyttämisestä on määrätty laissa ”Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) 27 §.
Sähköiseen NurseBuddy -järjestelmään tallennettavat asikastiedot säilytetään lain edellyttämällä tavalla. (Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015, 27 §).
10. Asiakkaan informointi
Asiakasta tulee informoida ja tämä toteutuu Uudet Tuulet Hoivan www-sivuilla (Tietosuojaseloste). Seloste on nähtävillä myös yrityksen toimistossa (Koivulehdontie 12, 40270 Palokka).
11. Asiakkaan omien tietojensa tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu yrityksen rekisteriin. Yrityksen kieltäydyttäessä tietojen antamisesta, asiakkaalle annetaan kirjallinen selvitys perusteluineen. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Tarkastusoikeutta asiakas voi käyttää maksutta kerran vuodessa (Henkilötietolaki 523/1999, 26 §).
Asiakkaalla on myös oikeus saada tietää, kuka on käyttänyt hänen tietojaan. Tämän tulee perustua sähköisen järjestelmän lokitietoihin.
Edellä mainitut tietopyynnöt tulee esittää kirjallisena rekisterinpitäjälle.
12. Asiakkaan oikeus tietojensa poistamiseen ja oikaisemiseen
Asiakkaasta kirjattu puutteellinen, virheellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto on rekisterinpitäjän toimesta poistettava tai asiakkaan pyynnöstä poistettava, oikaistava tai täydennettävä.
Asiakkaan tulee osoittaa pyyntönsä kirjallisena rekisterinpitäjälle.
13. Asiakkaan oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä
Sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaaminen ja käsittely ovat lakisääteistä toimintaa, joten asiakkaan mahdollisuus rajoittaa ja/tai vastustaa tietojensa käsittelyä ovat rajatut.
Asiakkaan tulee osoittaa rajoitus- ja/tai vastustamisvaatimus kirjallisena rekisterinpitäjälle.
14. Asiakkaan oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle
Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjän toiminnasta valvovalle viranomaiselle, joka on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
puh. 029 566 6700